En compliment de la esmentada resolució, el Secretari General va procedir a obrir el tràmit d'informacions prèvies, determinant que les actuacions les portaria a terme una comissió integrada per representants de la Direcció Mèdica, de la Direcció de Serveis Generals, del Servei de Seguretat, de l'arxiu d'Històries Clíniques i dels Serveis Jurídics Corporatius.
Tot just una setmana després, els resultats de la investigació són els següents:
Aclarir que la quantitat de informació trobada no superava els 40 fulls i que la informació consistia únicament en un llistat de seguiment dels trasplantats cardíacs (datat en març de 2007) i uns pocs informes d'alta. A més, reiterar que cap document incloïa la identitat dels donants.
Manifestar també que la ubicació de la troballa va ser en un contenidor urbà de reciclatge de paper i cartró a les confluències del carrer Comte Borrell i Aragó, a uns mil metres de l’Hospital i, per tant, de cap manera adjacent al centre. Una vegada identificat el contenidor pels serveis de seguretat de l'Hospital -a les poques hores de publicar-se la notícia inicial al diari El País- a petició del propi Hospital es va procedir al seu precintat per l'Ajuntament de Barcelona i a la seva custòdia. Resultes d'aquestes activitats, l'Hospital ha pogut recuperar tota la documentació de la seva titularitat que restava al contenidor.
L'abandonament de documentació al contenidor va ser efectuada per un antic resident de l'Hospital Clínic de Barcelona que va acabar la seva residència a l’Hospital al juny de 2008, i per tant, des d'aquella data desvinculat del Clínic.
Durant el seu temps com a resident, el professional havia guardat aquesta documentació en el seu domicili particular (a pocs metres del contenidor), infringint la normativa interna sobre protecció d'informació confidencial i protecció de dades de l'Hospital que prohibeix expressament la utilització d'aquesta informació fora del recinte hospitalari.
Amb motiu d'un recent trasllat de domicili, i novament en contravenció de la legislació de protecció de dades, la normativa deontològica i la normativa interna, aquest professional va llençar negligentment la documentació a un contenidor urbà de reciclatge de paper i cartró. Com que aquest contenidor urbà estava bloquejat per uns cartrons, va deixar part de la documentació fora del contenidor en la zona adjacent guardada en unes bosses de brossa. Ha quedat provat que l'actuació del professional, tot i ser greument negligent, no revestia cap tipus d'intencionalitat.
Cal mencionar que el professional, a les poques hores de conèixer la notícia, va adreçar-se a la Direcció de l'Hospital per comunicar la seva identitat. A més ha reconegut la realització i gravetat dels fets en una carta, així com la negligència i manca de sentit comú de la seva actuació. Amb aquest escrit ha demanat disculpes al centre i als pacients titulars de les dades trobades i s’ha ofert a prendre les mesures que siguin necessàries per reparar el mal que hagi pogut ocasionar.
La Direcció de l'Hospital ha iniciat els tràmits per instruir un expedient disciplinari a l’autor dels fets, ja que la infracció es considera greu d'acord amb el conveni laboral vigent. Per la seva banda, l’Agència Catalana de Protecció de Dades ha posat en marxa els procediments habituals en aquest casos.
Donada la gravetat dels fets, la seva transcendència mediàtica i per la tranquil·litat dels usuaris de l'Hospital, la Direcció de l’Hospital vol aclarir que el centre compleix escrupolosament amb la normativa de protecció de dades. En aquest sentit, disposa de normativa interna d'obligat compliment per tots els empleats que impliquen responsabilitats disciplinàries en cas d'incompliment.
Com a complement d'aquesta normativa, l'Hospital té establert un circuit de destrucció de la documentació i els suports informàtics que continguin informació confidencial i dades personals. Aquest circuit es tradueix en la trituració d'aquesta documentació en màquines destructores de paper o bé el seu depòsit en contenidors segurs gestionats per una empresa especialitzada en destrucció de documentació confidencial.
Una de les mesures que va prendre l’hospital tot seguit de conèixer els fets, va ser trucar informant i demanant disculpes a cadascun dels pacients i familiars els noms dels quals sortien al llistat. Cal dir que cap d’ells ha interposat cap denúncia i molts han manifestat els seus agraïments per la ràpida actuació de la direcció de l’hospital.
En aquest sentit, la Direcció de l’hospital vol manifestar que tot i l’incident, els pacients i professionals vinculats al Clínic poden mantenir la seva confiança en la institució pel que fa a la protecció de qualsevol tipus de dades confidencial en general i en el cas que ens ocupa, en el programa de trasplantament cardíac.
Per evitar en la mesura del possible que es tornin a repetir fets d’aquest tipus, la Direcció de l’hospital posarà en marxa noves accions de formació i recordarà la normativa vigent a tot el personal en el tractament de la documentació confidencial que es produeixin en l’entorn del Clínic.